Hai presente quelle presentazioni di progetti ricche di dettagli, approfondite, che descrivono ogni passo del lavoro che verrà fatto, in cui non manca proprio niente e che alla fine lasciano le persone a cui sono destinate con un’espressione perplessa e confusa invece che fiduciosa e entusiasta?
Sono sicura che più di una volta ti è capitato di assistere o addirittura di essere la protagonista di una presentazione del genere. Magari ti eri preparata molto bene, eri sicura che avresti portato a casa il cliente e invece hai ottenuto un allungamento dei tempi e mille domande.
Ecco, è probabile che il tuo prodotto fosse quello giusto per l’azienda a cui l’hai presentato, ma che la tua presentazione fosse fin troppo dettagliata per essere chiara per la committenza.
In questo articolo vediamo come essere più incisive semplificando e rendendo più chiara la comunicazione per diminuire i malintesi, capirsi più facilmente e ottenere più risultati.
- La comunicazione è chiara quando è il messaggio che trasmette è comprensibile da più persone possibili (idealmente da tutte le persone).
- È diretta, quando è senza ambiguità o dettagli superflui e utilizza un linguaggio semplice e accessibile.
- La comunicazione chiara è anche concisa quando trasmette il massimo del contenuto con il numero minimo di parole.
Con una comunicazione chiara e concisa le persone capiranno immediatamente i concetti principali, non avranno bisogno di chiarimenti, e non si annoieranno ad ascoltarti.
E poi si ricorderanno più facilmente di cosa si è parlato parlato e di te, che sei stata così efficace nel comunicarlo.
Quando è fondamentale comunicare in modo chiaro e conciso
Quando dai feedback: usa meno parole possibile, in modo che il messaggio che vuoi mandare non sia “annegato” in troppi concetti, arrivi subito e sia facile da capire. Presti meno il fianco ai fraintendimenti, e lasci spazio per l’ascolto e le risposte.
Durante le riunioni: che sono già troppe e troppo lunghe. Se le cose che vuoi dire arrivano bene e velocemente tutte le persone presenti ti saranno estremamente grate, e quello che volevi dire arriverà a segno e sarà ricordato.
Nelle presentazioni: la situazione è molto simile a quella dei feedback: dall’altra parte hai una o più persone a cui è importante che sia chiaro dove vuoi arrivare. Poche parole ma precise ti aiuteranno a portare a casa il risultato migliore possibile.
In pratica: qualche tecnica di comunicazione chiara
Usa un linguaggio semplice e diretto
Chi ascolta non dovrebbe saper fare il tuo lavoro, ma solo capire che il suo bisogno verrà soddisfatto e come. Cerca di non usare termini complessi o tecnicismi, se non è proprio fondamentale.
Struttura il tuo discorso
Non sempre andare a braccio è una buona idea. Prepara il discorso che farai, definisci come vuoi introdurlo, svilupparlo e concluderlo. Individua i punti chiave e mantieni lì il focus, senza divagare.
Nelle presentazioni usa gli elenchi puntati e numerati e quando parli usa frasi brevi e fai delle brevi pause tra un concetto e l’altro, osservando la reazione di chi ti ascolta.
Le pause in una conversazione servono a dare il tempo a chi ascolta per capire il concetto che viene espresso.
Cerca di parlare né troppo velocemente né troppo lentamente, sottolineando i concetti chiave con il tono di voce e se necessario chiedendo feedback sulla comprensione.
Sii presente alla tua comunicazione: un esercizio di consapevolezza
Per essere efficace quando comunichi un concetto o presenti un progetto, prima di entrare nella stanza fai qualche respiro profondo, magari a occhi chiusi o socchiusi, concentrandoti solo sulla sensazione del corpo che respira e lasciando fuori tutto il resto (puoi anche andare in bagno a farlo: io faccio così quando non ho un posto sicuro!). È un piccolo esercizio di consapevolezza corporea che ti aiuta a portare la tua attenzione nel qui e ora: il progetto che stai per presentare, la persona a cui devi dire “cosa non va” o a cui vuoi chiedere di essere pagata di più.
Facendo così sarà più facile ascoltarti mentre parli: è la differenza tra ascoltare una bambina che ripete una poesia e un’attrice professionista che recita su un palco. La prima è molto dolce, la seconda è molto efficace.
Come comunicare efficacemente quando la situazione è stressante
L’esercizio del paragrafo precedente (quello del respiro) ti è molto utile anche in contesti stressanti, quando sei sotto pressione o ti senti agitata: ti porterà a avere più chiarezza e prontezza nel pensiero, oltre che nella comunicazione: provalo le prime volte in situazioni tranquille, vedrai subito la differenza.
Con la (relativa) serenità che ti viene dall’esercizio sopra, sarà più semplice rispondere alle domande, ma anche affrontare eventuali incomprensioni dovute per esempio a culture diverse, o a un pubblico che non dà feedback.
Non voglio dire che un esercizio fa miracoli, ma la tua presenza attiva e consapevole alla situazione sì: ti verranno idee per coinvolgere il pubblico (magari chiedendo cosa ne pensano, o se hanno domande!), e capirai se non sei stata sufficientemente chiara, a quel punto potrai approfondire o riformulare qualche concetto.
E tu? In quali occasioni hai sentito il bisogno di una comunicazione più chiara e concisa? Hai qualche suggerimento da dare a chi leggerà questo articolo? Fammelo sapere nei commenti!
Foto di Teena Lalawat