Comunicazione assertiva in riunione: farsi ascoltare quando i bias lavorano contro di te

Sei in riunione, stai spiegando che secondo te il cliente continua a rifiutare le vostre proposte perché non portate prove evidenti del vostro caso e Mario, tuo collega coetaneo, interviene dicendo “Il motivo per cui il cliente non reagisce bene ai nostri suggerimenti è che non gli portiamo sufficienti esempi positivi”.
Il tuo responsabile (e responsabile anche di Mario) si congratula con lui, facendolo continuare, ignorando completamente te.

Tu ti senti svalutata, invisibile, e tireresti volentieri un pugno sul muso sia a Mario che al tuo capo, ma non si può, e quindi te ne stai zitta e ingoi l’ennesimo rospo.

In questo articolo vedremo che non sei la sola a sentirti discriminata nei meeting, ma anche che ci sono strategie dell’analisi transazionale per prendere il controllo di situazioni come queste, evitare la violenza e (quantomeno) non permettere alle persone come Mario di prendersi i meriti che spettano a te.

Comunicazione assertiva: cosa significa nelle riunioni di lavoro

L’assertività è la capacità di esprimere i propri bisogni, opinioni e limiti nel rispetto di sé e delle altre persone. In Analisi Transazionale, significa parlare dallo Stato dell’Io Adulto: rimanere presente, raccogliere dati, valutare le opzioni, fare scelte consapevoli.

Nelle riunioni, essere assertiva significa:

• Prendere parola senza scusarsi
• Completare i tuoi interventi senza farti interrompere
• Difendere le tue idee senza aggredire chi ti contraddice
• Riconoscere i tuoi contributi quando vengono ripresi da altri

Assertività non è aggressività (imporre la tua voce svalutando gli altri) e non è passività (subire in silenzio svalutando sé).
È una via di mezzo in cui entrambe le parti in gioco si sentono “ok” (non impongono e non subiscono): “Io sono ok, tu sei ok” è uno dei concetti cardine dell’AT. (Ne ho parlato in modo molto più approfondito nella mia guida all’assertività femminile)

Perché è così difficile farsi ascoltare nelle riunioni (no: non sei tu il problema)

Quello di farsi ascoltare è un problema di molti, ma se sei una donna va tutto un po’ peggio. Vediamo insieme cosa dicono le ricerche

I bias di genere negli incontri di lavoro: cosa dice la ricerca

I bias di genere nel mondo del lavoro (e in particolare nelle riunioni) sono stati studiati e catalogati, vediamoli:

• Interruzioni da parte degli uomini (manterrupting): in uno studio del 2023 del Journal of Business Psychologysi evidenzia come le donne vengano spesso interrotte a causa del pregiudizio inconscio dei comunicatori uomini, per cui le donne sono meno competenti o si sanno spiegare in modo peggiore. Per questo, spesso le donne che vengono interrotte da uomini si sentono più attaccate personalmente rispetto a quando vengono interrotte da donne.
• Mansplaining (o come tradotto da Murgia “minchiarimento”). Ovvero quando gli uomini spiegano a noi cose che conosciamo già molto bene, dando per scontato che non le sappiamo. Rebecca Solnit nel 2008 ne ha addirittura scritto un saggio: Gli uomini mi spiegano le cose. In questo saggio parte dal racconto di un uomo che aveva cercato di spiegare a lei stessa la trama di uno dei suoi propri libri.
• Bropropriating: questo è l’esempio dell’introduzione, quando le proposte di una donna vengono ignorate, mentre le stesse ripetute poi da un uomo vengono accolte e accreditate a lui

E in Italia? La situazione non è diversa. Secondo la Survey 2024 di Fondazione Libellula su oltre 11.000 lavoratrici italiane, il 70% delle donne ha ascoltato battute sessiste o volgari sul posto di lavoro, e la percentuale sale al 77% tra le manager e al 79% tra le dirigenti. Il fenomeno del manterrupting è esplicitamente riconosciuto dalla Fondazione come una delle forme di discriminazione da contrastare nei contesti professionali italiani.

Quando il contesto amplifica il problema

In generale, per gli uomini è più facile interrompere una donna quando è l’unica presente (e per questo è importante creare un contesto in cui non sei da sola). Questo è amplificato in contesti a prevalenza maschile (tech, finanza, ingegneria) o quando le dinamiche gerarchiche sono molto amplificate.

Online e offline

È più difficile intervenire nei meeting online perché la comunicazione non verbale è meno evidente: non si nota se ci si protende in avanti, se si solleva leggermente la testa o se si prende fiato per iniziare a parlare. Chi non è abituata a farsi spazio alzando la voce o entrando a gamba tesa in mezzo alla discussione quindi fa più fatica a farsi notare e a prendere parola.

L’Analisi Transazionale come bussola: restare nell’Adulto quando tutto spinge altrove

In questi spazi si parla molto di come l’AT possa esserci di supporto per una buona comunicazione. Vediamo come possiamo utilizzarla in questo caso

Stati dell’Io e comunicazione in riunione

Quando veniamo interrotte mentre stiamo parlando, possiamo percepire l’interruzione come proveniente dallo Stato Dell’Io Genitore dell’altra persona, e se siamo in una situazione di difficoltà o anche semplicemente di agitazione (perché stiamo parlando, dobbiamo essere concentrate) può arrivarci direttamente allo Stato dell’Io Bambino.

Potremmo quindi sentirci impotenti, oppure arrabbiate, e reagire di conseguenza: difendendoci, ritirandoci, o attaccando.

In ognuno di questi casi la reazione proviene dallo Stato Bambino e si rivolge allo Stato Genitore della persona che ci ha interrotte.

Riconoscere e accogliere le emozioni prima di rispondere

Proviamo ad analizzare cosa succederebbe se invece ci fermassimo, facessimo un breve respiro, e dessimo credito alle emozioni Bambine, per lasciare spazio allo Stato Adulto per rispondere.

Riconoscere e validare le proprie emozioni è molto importante. All’inizio può sembrare che faccia perdere tempo, ma con l’allenamento diventa un processo molto veloce, e che ci permette di dare ascolto a quello che lo Stato dell’Io Bambino ci sta dicendo. Solo per fare un esempio, potrebbe essere qualcosa come “sento una rabbia forte”, “mi sento triste e messa in un angolo”. Questa rabbia così forte potrebbe derivare da un motivo antico, ma a noi interessa sapere che c’è, e sicuramente ha una ragione per esserci. Una volta scoperto il motivo (magari in terapia) la rabbia non sparirà, ma sarà più facile da accettare.

A questo punto, con il riconoscimento dell’emozione, sta già emergendo lo SdI Adulto, che la valida, la può riportare alla realtà in cui siamo (la riunione) e può decidere come agire nel qui e ora, senza che lo SdI Bambino prenda il sopravvento e ci venga da piangere (lo so, lo so, quante volte è capitato!).

E con il nostro SdI Adulto possiamo valutare con consapevolezza le opzioni che abbiamo:

• Potremmo fare delle domande, rivolgendoci all’Adulto dell’altra persona (”Come mai mi interrompi? C’è qualcosa che non ti è chiaro?”)
• Potremmo direttamente usare delle frasi che ci restituiscono il potere (”Guarda, finisco di dire questa cosa e poi è il tuo turno”)
• Potremmo scegliere di ignorare l’interruzione e continuare a parlare come se niente fosse successo

Strategie pratiche per partecipare a riunioni con assertività

Vediamo ora insieme qualche idea pratica da utilizzare perché il tuo SdI Adulto possa farsi spazio più facilmente durante gli incontri di lavoro

Prima della riunione: prepararsi al meglio

• Scriviti 2-3 punti chiave su cui vuoi centrare il tuo intervento. È importante che tu li scriva perché te li ricorderai meglio e sarà per te più facile non perdere il filo durante il tuo spazio.
• Anticipa le possibili obiezioni. Fai brainstorming e preparati a rispondere a domande e critiche. Puoi aiutarti anche con l’intelligenza artificiale chiedendole di farti da partner critico per le tue tesi, se non hai nessuno con cui confrontarti sul tema.
• Identifica le persone alleate nella stanza. Colleghe, colleghi che conoscono e condividono con te la difficoltà di farsi sentire e che possono supportarti aiutandoti a mantenere la parola , o che possono farti da cassa di risonanza per idee e proposte.

Ricorda che iniziare e finire il tuo intervento è un tuo diritto, se ti fa comodo puoi anche usare una frase mantra da ripeterti quando senti che hai bisogno di dare energia al tuo SdI Adulto.

Durante la riunione: tecniche in tempo reale

Bene: è il momento di dare al tuo Stato dell’Io Adulto la possibilità di farsi sentire.

Ricorda: non andrà bene tutto dalla prima volta, non andrà bene sempre, ma considera ogni meeting un allenamento. Sperimenta, divertiti, chiediti sempre come ti senti (soprattutto come si sente il tuo Stato dell’Io Bambino) quando succede qualcosa.

Una nota importante: ogni volta che ti senti a disagio, fai un respiro, guardati attorno e osserva che sei una persona adulta in mezzo a altre persone adulte. Hai gli stessi diritti di tutte le altre, puoi prenderti il tuo spazio, hai il diritto a parlare e essere ascoltata. Osserva il tuo corpo, e mentalmente manda anche a lui il messaggio qui sopra: in questo modo anche la tua postura rifletterà il tuo Stato dell’Io Adulto, la tua competenza e la tua autorevolezza.

Vediamo qualche esempio.

1. Quando vieni interrotta
   • Tieni delle frasi pronte, per esempio: “Lasciami finire, poi ascolto volentieri il tuo punto” Queste frasi funzionano se il contesto è minimamente sano. Se vieni sistematicamente silenziata nonostante i tuoi tentativi, il problema non è la tua comunicazione: è l’ambiente. In quel caso, documenta (vedi sezione finale) e valuta di fare qualche cambiamento.
2. Quando la tua idea viene ignorata poi ripetuta
   • “Grazie per aver ripreso il mio punto di prima. Aggiungo che…”
   • Prendi appunti, così dopo ogni meeting potrai inviare una email riassuntiva con le tue idee
3. Quando ricevi mansplaining
   • “Interessante. Ti mostro perché l’ho impostato così”
   • “Conosco già questo argomento, procediamo con X”
4. Gestisci il tono e il linguaggio
   • Non scusarti, sminuirti, ipotizzare che ti stai sbagliando: “Scusa se interrompo”, “Forse sbaglio ma…”, “Solo una piccola cosa”
   • Usa affermazioni dirette, prima persona, verbi decisi
   • (Puoi approfondire questo passaggio nella mia guida all’assertività femminile)
5. Cerca alleate e alleati validi
   • Creati un piccolo gruppo di sostegno reciproco: parla delle tue idee con colleghe e colleghi che possano aiutarti ad amplificarle e a mantenerne la maternità (lo facevano anche le donne dello staff di Obama!)

Dopo la riunione: consolida la tua presenza

Manda una mail con il riassunto delle tue idee, documenta i contributi di chi ha partecipato. Riconosci l’apporto di tutte le persone.

Puoi considerare l’idea di dare dei feedback costruttivi a chi ti ha interrotto o ti ha sminuito.

Fai un breve incontro anche con il tuo gruppo di supporto, per capire cos’è andato bene e cosa può essere migliorato nel vostro sostegno reciproco, vi sarà utile per le prossime riunioni.

Come facilitare riunioni più inclusive (se hai un ruolo di coordinamento)

E se a coordinare le riunioni sei tu?

Usa regole di ingaggio esplicite

Per esempio una policy di non interruzione, una modalità a turni per prendere la parola. Se le riunioni sono online, invita a usare la chat per fare le domande o dare i propri contributi

Gestisci i bias in tempo reale

Senza usare lo Stato dell’Io Genitore (o usandolo in modo positivo, senza punire ma per educare) invita chi interviene a sproposito a zittirsi e evidenzia quando vengono ripetuti i concetti di altri come se fossero propri: “Marco, lascia finire Laura”, “Laura aveva sollevato questo punto 5 minuti fa, ricordiamocelo”

Crea spazi sicuri per feedback

A posteriori, osserva quali sono state le dinamiche di gruppo: chi ha preso più spesso la parola, chi ha interrotto chi e in che momento, come sono state le reazioni del resto delle persone.

Crea un sistema di feedback (anche anonimo) post riunione. Leggili, parlane con il gruppo, metti in evidenza le difficoltà e le possibili soluzioni, proponi buone pratiche per il futuro.

Quando il contesto è tossico: strategie di sopravvivenza (e quando andarsene)

A volte le cose non cambiano.

Quello che puoi fare è osservare, prendere nota, essere presente a quello che accade.

Puoi esserti utile un percorso di mentoring individuale o di un corso di gruppo per avere un supporto esterno fatto di teoria, occhi diversi dai tuoi, confronto tra pari.

E come in tutte le relazioni, può essere che dopo aver avuto la consapevolezza di quello che c’è e cosa bisognerebbe fare per farlo funzionare bene, la soluzione sia quella di cambiare. Ma a quel punto sarai anche più sicura di te e di cosa cercare in un nuovo ambiente.

Se vuoi allenarti a comunicare con più assertività nelle riunioni puoi iniziare dalle guide gratuite su assertività e confini, per capire da dove partire, e poi dare un’occhiata al

• corso “Comunicare con efficacia” per avere un posto sicuro in cui confrontarti tra pari con chi a occhi diversi dai tuoi
• mentoring individuale per lavorare su situazioni specifiche del tuo contesto